Comment établir son budget informatique ?
Le budget informatique est aujourd’hui au cœur des préoccupations des entreprises et faire les meilleurs choix, en matière budgétaire, est primordial. Pour de nombreux chefs d’entreprise et DSI, cet exercice peut s’avérer complexe, tant la transformation numérique amène à prendre en compte de nouveaux postes de dépenses. Le budget informatique reflète ainsi bien souvent la part budgétaire dédiée à l’innovation. Réaliser un budget informatique est donc un exercice stratégique devant être mené de façon minutieuse afin d’éviter les mauvaises surprises et booster sa productivité ! Il peut également être utile d’être accompagné d’un prestataire informatique qui vous guidera et s’adaptera totalement à vos exigences budgétaires.
1. Le point de départ : l’audit de vos dépenses et de vos projets
Mis à part dans l’hypothèse d’une création d’entreprise, vous disposez déjà de ressources pour poser les bases de votre nouveau budget : les dépenses de l’année précédente. Une première analyse de celles-ci vous permettra d’identifier les postes prioritaires et de disposer d’une première estimation des coûts. Cet audit de départ devra également servir à mettre en avant les éléments hors budget afin d’anticiper d’éventuels nouveaux dépassements.
Il est également tout à fait probable que des actions engagées l’année précédente n’aient pas encore pu être menées à leur terme. Cette phase d’audit doit donc être l’occasion de faire le point sur l’ensemble des projets de la DSI.
2. Réalisez l’inventaire de votre parc informatique et de vos stocks
Suite logique de l’audit de vos dépenses et de vos projets en cours, l’inventaire de votre parc informatique et de vos stocks doit vous permettre de savoir ce dont vous disposez réellement en matière :
- De matériel : les ordinateurs, serveurs, tablettes, etc.
- De logiciels : licences actives, achats réalisés, etc.
Cet inventaire doit également vous permettre d’évaluer l’état et l’obsolescence de vos équipements informatiques. Ainsi, si vous savez que de nombreux ordinateurs arrivent en fin de course, il sera important de prévoir, au sein de votre budget, des ressources pour renouveler votre matériel.
Bon à savoir : il existe de nombreux outils et logiciels permettant de faciliter la gestion des inventaires. Ces outils dédiés à la gestion de parc vont automatiquement scanner l’ensemble des postes et des réseaux pour vous permettre de disposer d’une vue d’ensemble de votre parc informatique, ainsi que des logiciels installés sur les différentes machines.
3. Les objectifs stratégiques ou la création du schéma cible
Votre budget informatique répond tout naturellement aux objectifs stratégiques établis entre la direction générale et la DSI. L’informatique sert bien souvent les projets majeurs de transformation d’une entreprise : passage vers le cloud, mise en place de solutions de mobilité pour les commerciaux, poursuite de la transformation numérique globale, etc. Ces objectifs stratégiques doivent ainsi être listés, classés, et parfois reportés !
Il est ainsi important de parvenir à concilier la vision du chef d’entreprise qui est stratégique et se porte sur plusieurs années, avec les besoins parfois immédiats de la DSI. Cette vision se décline ensuite en plusieurs postes (commercial, production, informatique), qui doivent évoluer en synergie. Ces objectifs stratégiques sont repris dans un schéma cible, qui correspond à un pan de la vision stratégique du chef d’entreprise.
L’objectif de cette phase est de réaliser et de valider le schéma cible d’infrastructure informatique en cohérence avec l’existant, la stratégie informatique ainsi que le projet global de l’entreprise. Il faut ainsi :
- Décrire et prioriser les ressources d’infrastructures informatiques cibles et innovantes.
- Distinguer ce qui relève du « faire » et éventuellement du « faire faire ».
- Estimer le retour sur investissement (ROI) qualitatif et quantitatif.
Cette phase comporte nécessairement :
- Des rendez-vous avec le management pour caractériser la vision et les différents projets : avantages, inconvénients, évaluation des risques, etc.
- Des évaluations avec les équipes concernées pour mettre en adéquation les évolutions possibles de l’infrastructure informatique avec la vision de la direction.
- Une phase de benchmark et des rendez-vous avec les fournisseurs des solutions retenues : avantages, inconvénients, chiffrage et évaluation des risques.
- Des phases d’analyse puis la validation des grandes options des scénarios d’évolution.
- Des réunions avec les interlocuteurs concernés selon les services : management, informatique et métiers.
4. Les moyens à mettre en œuvre ou le schéma directeur
L’objectif de cette phase est de réaliser et de valider le schéma directeur d’infrastructure informatique pour chaque domaine en cohérence avec le schéma cible validé par l’entreprise. Il faut ainsi :
- Sur la base du scénario établi, évaluer les activités, coûts, impacts et risques.
- Décrire et prioriser les ressources.
- Définir une approche budgétaire.
5. Quelles dépenses faut-il intégrer dans son budget informatique ?
Il est important de comprendre la nature des dépenses qui peuvent entrer dans la composition d’un budget informatique. Celui-ci devra englober :
- Les coûts de personnel : on ne vise pas ici les prestations externes, mais bien les personnes évoluant au sein du service informatique, ou menant des missions, en interne, pour le compte de celui-ci. Il est important de pouvoir quantifier les ressources humaines nécessaires au sein de votre budget informatique sous peine de vous retrouver en sous-effectif pour les projets de l’année à venir !
- Les coûts relatifs au matériel : qu’il s’agisse des ordinateurs, imprimantes, serveurs, etc.
- Les coûts relatifs aux logiciels : qu’il s’agisse d’achats ou d’abonnements.
- Les frais de télécommunications : qui englobent la téléphonie fixe et sur mobile, y compris lorsque vous avez fait le choix d’évoluer vers la téléphonie sur IP !
- Les prestations externes : qui englobent toutes les activités d’infogérance, d’hébergement, ainsi que les maintenances de votre matériel et de vos logiciels que vous déléguez à des experts n’appartenant pas à votre service informatique.
A noter : il est important de bien différencier les dépenses liées aux achats de celles liées aux abonnements afin d’identifier clairement les frais récurrents.
6. Le budget de la DSI au service de la productivité de l’entreprise
Pour donner du poids à une proposition budgétaire, il est important de proposer des indicateurs de calcul du ROI (retour sur investissement). Le budget informatique n’échappe pas à cette règle. Pensez donc à faire un bilan de l’année précédente, indicateurs à la clé. Par exemple : l’installation de nouveaux postes a-t-il permis de faire gagner du temps aux utilisateurs ? Si oui, combien ? Pensez à récupérer des données quantitatives et qualitatives afin d’appuyer votre budget !